Warum der Anstellungsschlüssel allein nichts über die Stabilität einer Kita aussagt

Der Anstellungsschlüssel gehört zu den bekanntesten Kennzahlen im Kita-Bereich. Er spielt eine zentrale Rolle bei der Personalplanung, der Finanzierung nach dem BayKiBiG und der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Doch reicht er aus, um zu beurteilen, ob eine Kindertageseinrichtung tatsächlich stabil arbeitet?

Aus meiner Sicht ganz klar: Nein.

In meiner täglichen Arbeit begegnet mir immer wieder dieselbe Situation: Eine Kita erfüllt den vorgeschriebenen Anstellungsschlüssel und arbeitet dennoch dauerhaft unter hoher Belastung. Wie kann das sein?

Was der Anstellungsschlüssel tatsächlich aussagt

Der Anstellungsschlüssel beschreibt das rechnerische Verhältnis zwischen der gebuchten Betreuungszeit der Kinder und den dafür eingesetzten Personalstunden.

Er beantwortet unter anderem folgende Fragen:

• Ist ausreichend Personal eingeplant?

• Werden die Vorgaben des BayKiBiG erfüllt?

• Ist die staatliche Förderung gesichert?

Für diese Fragestellungen ist der Anstellungsschlüssel unverzichtbar.

Was er jedoch nicht beantwortet, ist eine viel wichtigere Frage:

Wie viel Personal steht den Kindern heute tatsächlich zur Verfügung?

Die Realität sieht häufig anders aus

Stellen wir uns zwei Einrichtungen vor.

Beide haben einen Anstellungsschlüssel von 1 : 9,5.

Auf dem Papier sind beide gleich gut aufgestellt.

Im Alltag sieht das jedoch ganz unterschiedlich aus.

Kennzahl	Kita A	Kita B
Anstellungsschlüssel	9,5	9,5
Krankheitstage im Quartal	18	145
Langzeiterkrankungen	0	1
Langzeitquote	0	53 %
Fehlende Vollzeitkräfte	0,3	2,64
Personelle Abdeckungsquote	98 %	69 %

Welche Einrichtung würden Sie als stabil bezeichnen?

Wahrscheinlich nicht die zweite.

Und genau darin liegt das Problem.

Der Anstellungsschlüssel macht diese Unterschiede nicht sichtbar. Die Zahlen zur personellen Verfügbarkeit zeigen dagegen unmittelbar, wie belastet eine Einrichtung tatsächlich ist.

Warum das so entscheidend ist

Wenn Mitarbeitende krankheitsbedingt fehlen, verändert sich der Alltag in der Kita oft innerhalb weniger Tage.

Die Folgen kennen viele Leitungen nur zu gut:

• Gruppen müssen zusammengelegt werden.

• Mitarbeitende wechseln ständig zwischen den Gruppen.

• Leitungen arbeiten regelmäßig im Gruppendienst.

• Vorbereitungs- und Leitungszeiten entfallen.

• Das verbleibende Team übernimmt zusätzliche Aufgaben.

Der Anstellungsschlüssel bleibt dabei unverändert.

Die tatsächliche Situation der Einrichtung verändert sich jedoch erheblich.

Die personelle Abdeckungsquote macht den Unterschied

Aus diesem Grund reicht es aus meiner Sicht nicht aus, ausschließlich den Anstellungsschlüssel zu betrachten.

Eine zusätzliche Kennzahl ist die personelle Abdeckungsquote.

Sie beantwortet eine einfache Frage:

Wie viel Prozent der rechnerisch erforderlichen Personalkapazität stehen der Einrichtung tatsächlich zur Verfügung?

Während der Anstellungsschlüssel die geplante Personalausstattung beschreibt, zeigt die personelle Abdeckungsquote die Realität.

Gerade in Zeiten hoher Krankheitsquoten oder langfristiger Ausfälle liefert sie wesentlich aussagekräftigere Informationen für Träger und Leitungen.

Stabilität entsteht nicht durch eine einzelne Kennzahl

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, Kennzahlen isoliert zu betrachten.

Dabei beeinflussen sie sich gegenseitig.

Ein steigender Krankenstand führt beispielsweise zu einer geringeren personellen Abdeckung.

Dadurch erhöht sich die Belastung der verbleibenden Mitarbeitenden.

Die Leitung springt häufiger in Gruppen ein.

Leitungsaufgaben bleiben liegen.

Bezugspersonen wechseln häufiger.

Eltern nehmen die Situation wahr und äußern häufiger Sorgen oder Beschwerden.

Aus einer einzigen Entwicklung entsteht Schritt für Schritt ein größeres Problem.

Nicht plötzlich – sondern schleichend.

Gesetzliche Vorgaben sind Mindeststandards

Der Anstellungsschlüssel erfüllt eine wichtige Aufgabe und bleibt eine unverzichtbare Grundlage für die Personalplanung und die staatliche Förderung.

Er sollte jedoch nicht mit der tatsächlichen Stabilität einer Einrichtung gleichgesetzt werden.

Denn gesetzliche Mindeststandards beantworten nicht automatisch Fragen wie:

• Wie belastet ist das Team?

• Wie häufig wechseln Bezugspersonen?

• Wie hoch ist die tatsächliche Personalverfügbarkeit?

• Welche Auswirkungen haben Krankheitsausfälle auf den Alltag?

• Wie resilient ist die Einrichtung bei kurzfristigen Ausfällen?

Für diese Fragen braucht es weitere Kennzahlen.

Gute Steuerung beginnt mit dem Gesamtbild

Moderne Kita-Steuerung bedeutet, verschiedene Kennzahlen miteinander in Beziehung zu setzen.

Neben dem Anstellungsschlüssel gehören unter anderem dazu:

• die personelle Abdeckungsquote,

• Kranktage je Vollzeitstelle,

• Langzeitquote,

• Fachkraftquote,

• durchschnittliche Buchungszeit,

• Auslastung,

• Deckungsgrad der Personalkosten durch die Förderung.

Erst das Zusammenspiel dieser Kennzahlen ermöglicht eine realistische Einschätzung der Situation einer Einrichtung.

Fazit

Der Anstellungsschlüssel ist eine wichtige Kennzahl – aber eben nur eine von vielen.

Er zeigt, wie eine Einrichtung personell geplant ist. Er zeigt nicht, wie sie im Alltag tatsächlich arbeitet.

Wer die Stabilität einer Kita beurteilen möchte, muss daher über den Anstellungsschlüssel hinausblicken und die tatsächliche Personalverfügbarkeit sowie weitere strukturelle Kennzahlen einbeziehen.

Denn eine Kita kann auf dem Papier hervorragend aufgestellt sein – und trotzdem jeden Tag am Limit arbeiten.

Merken Sie sich:

Der Anstellungsschlüssel beschreibt die Planung – nicht die Realität.

Ein guter Anstellungsschlüssel schützt nicht vor Personalmangel.

Entscheidend ist, wie viel Personal den Kindern tatsächlich zur Verfügung steht.

Ergänzen Sie den Anstellungsschlüssel immer um Kranktage pro FTE, Langzeitquote und personelle Abdeckungsquote.

Stabilität entsteht nicht durch eine Kennzahl, sondern durch das Zusammenspiel vieler Faktoren.