Deckungsgrad der Personalkosten – Die wichtigste Finanzkennzahl für Träger von Kindertageseinrichtungen

Wer den Haushalt einer Kindertageseinrichtung verstehen möchte, muss eigentlich nur zwei Zahlen kennen: die Einnahmen aus der staatlichen Förderung und die Personalkosten.

In nahezu jeder Kita machen die Personalkosten zwischen 75 und 85 Prozent aller Ausgaben aus. Gleichzeitig stammt der größte Teil der Einnahmen aus der BayKiBiG-Förderung und den kommunalen Zuschüssen. Genau deshalb entscheidet der Deckungsgrad der Personalkosten darüber, ob eine Einrichtung wirtschaftlich stabil ist oder ob sich schleichend ein Defizit entwickelt.

Viele Träger schauen zunächst auf das Jahresergebnis. Deutlich aussagekräftiger ist jedoch die Frage:

Deckt die staatliche Förderung die Personalkosten?

Ist diese Frage mit „Ja“ zu beantworten, ist bereits der größte Teil des Haushalts abgesichert.

Was bedeutet der Deckungsgrad der Personalkosten?

Der Deckungsgrad zeigt, wie viel Prozent der Personalkosten durch die staatliche Förderung finanziert werden.

Die Berechnung ist einfach:

Förderung ÷ Personalkosten × 100

Ein Ergebnis von

• 100 % bedeutet: Die Förderung deckt die Personalkosten vollständig.

• über 100 % bedeutet: Es verbleibt sogar ein Überschuss.

• unter 100 % bedeutet: Ein Teil der Personalkosten muss aus anderen Einnahmen finanziert werden.

Je niedriger dieser Wert ist, desto größer wird das wirtschaftliche Risiko für den Träger.

Warum diese Kennzahl so wichtig ist

Bei der Analyse verschiedener Kita-Haushalte zeigt sich immer wieder dasselbe Muster:

Die eigentlichen Probleme entstehen häufig nicht bei den Sachkosten.

Sachkosten wie Strom, Heizung, Reinigung, Spielmaterial oder Versicherungen lassen sich in vielen Einrichtungen durch

• Elternbeiträge,

• Essensbeiträge und

• sonstige Einnahmen

weitgehend finanzieren.

Das eigentliche wirtschaftliche Problem beginnt deutlich früher.

Sobald die Förderung die Personalkosten nicht mehr vollständig deckt, müssen Elternbeiträge und andere Einnahmen zur Finanzierung des Personals verwendet werden. Dieses Geld fehlt anschließend für den laufenden Betrieb der Einrichtung.

Dadurch entsteht häufig ein strukturelles Defizit – obwohl die Sachkosten selbst gar nicht außergewöhnlich hoch sind.

Ein Praxisbeispiel

Eine Kindertageseinrichtung verfügt über folgende Einnahmen:

Einnahmen

• Förderung: 1.000.000 €

• Elternbeiträge: 120.000 €

• Essensbeiträge: 35.000 €

• Sonstige Einnahmen: 15.000 €

Ausgaben

• Personalkosten: 1.120.000 €

• Sach- und Fixkosten: 160.000 €

Der Deckungsgrad der Personalkosten beträgt:

1.000.000 € ÷ 1.120.000 € = 89,3 %

Es fehlen somit rund 120.000 €, um die Personalkosten vollständig zu finanzieren.

Die Folge:

Die Elternbeiträge und sonstigen Einnahmen, die eigentlich für den Betrieb der Einrichtung vorgesehen wären, müssen nun zur Finanzierung des Personals eingesetzt werden. Für Strom, Reinigung, Spielmaterial oder Reparaturen bleibt kaum noch Geld. Das Defizit entsteht also nicht wegen hoher Sachkosten, sondern weil die Personalkosten nicht ausreichend finanziert sind.

Die zweite wichtige Kennzahl

Aus dieser Betrachtung ergibt sich eine zweite Kennzahl, die Träger regelmäßig prüfen sollten:

Decken Elternbeiträge, Essensbeiträge und sonstige Einnahmen die Sach- und Fixkosten?

Die Berechnung lautet:

(Elternbeiträge + Essensbeiträge + sonstige Einnahmen) ÷ Sach- und Fixkosten × 100

Idealerweise gilt:

• Die staatliche Förderung finanziert die Personalkosten.

• Elternbeiträge, Essensbeiträge und sonstige Einnahmen finanzieren den laufenden Betrieb der Einrichtung.

Sind beide Bedingungen erfüllt, ist eine Kita wirtschaftlich deutlich stabiler.

Die Goldene Regel der Kita-Finanzierung

Eine wirtschaftlich stabile Kita erfüllt zwei Voraussetzungen: 1. Die staatliche Förderung deckt die Personalkosten möglichst vollständig. 2. Elternbeiträge, Essensbeiträge und sonstige Einnahmen decken die Sach- und Fixkosten. Erst wenn beide Bedingungen erfüllt sind, ist ein Haushalt langfristig tragfähig. Muss der Träger Elternbeiträge zur Finanzierung der Personalkosten einsetzen, fehlt dieses Geld für den laufenden Betrieb. Umgekehrt müssen steigende Sachkosten nicht zwangsläufig zu einem Defizit führen, solange sie durch die dafür vorgesehenen Einnahmen gedeckt werden.

Warum diese Kennzahl künftig noch wichtiger wird

Steigende Tarifabschlüsse, sinkende Kinderzahlen und veränderte Buchungszeiten führen dazu, dass sich der Deckungsgrad der Personalkosten vieler Einrichtungen verschlechtert.

Ein Defizit entsteht deshalb häufig nicht plötzlich, sondern entwickelt sich über mehrere Jahre.

Wer den Deckungsgrad jährlich überprüft, erkennt diese Entwicklung frühzeitig und kann rechtzeitig reagieren – etwa durch eine Anpassung der Belegung, der Personalplanung oder der Elternbeiträge.

Fazit

Der Deckungsgrad der Personalkosten ist die zentrale Finanzkennzahl jeder Kindertageseinrichtung.

Er zeigt nicht nur, ob die größte Ausgabenposition ausreichend finanziert ist, sondern erklärt auch, warum manche Einrichtungen trotz scheinbar stabiler Einnahmen in wirtschaftliche Schwierigkeiten geraten.

Erst wenn die Förderung die Personalkosten trägt und die übrigen Einnahmen die Sach- und Fixkosten finanzieren, ist ein Haushalt langfristig tragfähig.

Merken Sie sich:

Eine wirtschaftlich stabile Kita erfüllt zwei Voraussetzungen:

Die staatliche Förderung deckt die Personalkosten möglichst vollständig.

Elternbeiträge, Essensbeiträge und sonstige Einnahmen decken die Sach- und Fixkosten.

Wer beide Kennzahlen regelmäßig im Blick behält, erkennt finanzielle Risiken deutlich früher als allein über das Jahresergebnis.