Durchschnittliche Buchungszeiten: Die meist unterschätzte Kennzahl im BayKiBiG
- petraprokot
- 10. Juli
- 3 Min. Lesezeit
Eine Kindertageseinrichtung ist vollständig belegt.
Alle Plätze sind vergeben.
Trotzdem verschlechtert sich das Jahresergebnis von Jahr zu Jahr.
Wie kann das sein?
Viele Träger würden zunächst auf die Kinderzahl oder den Anstellungsschlüssel schauen. Beide Kennzahlen sind wichtig – sie erklären jedoch häufig nicht, warum eine Kita trotz voller Auslastung wirtschaftlich unter Druck gerät.
Die Antwort liegt oft in einer Kennzahl, die im Alltag nur wenig Beachtung findet:
der durchschnittlichen Buchungszeit.
Aus meiner Erfahrung als Geschäftsführerin wird diese Kennzahl häufig unterschätzt. Dabei entscheidet sie im BayKiBiG maßgeblich darüber, wie hoch die staatliche Förderung ausfällt und ob die Personalkosten langfristig finanziert werden können.
Warum die durchschnittliche Buchungszeit so wichtig ist
Im BayKiBiG wird nicht nur die Anzahl der Kinder gefördert.
Entscheidend ist auch, wie lange die Kinder durchschnittlich betreut werden.
Jede Buchungskategorie ist mit einem Gewichtungsfaktor hinterlegt. Sinkt die durchschnittliche Buchungszeit, reduziert sich auch die förderrelevante Gewichtung.
Das bedeutet:
Weniger Buchungsstunden können zu deutlich geringeren Fördermitteln führen – obwohl die Kita vollständig belegt ist.
Genau dieser Zusammenhang wird häufig übersehen.
Ein Praxisbeispiel
Die folgende Gegenüberstellung zeigt zwei Kitas aus der Praxis.
Beide Einrichtungen sind vollständig ausgelastet.
Trotzdem unterscheiden sich ihre Jahresergebnisse erheblich.
Kennzahl | Kita A | Kita B |
Auslastung | 100 % | 100 % |
Kinderzahl | 99 | 112 |
Durchschnittliche Buchungszeit | 6,8 Std. | 5,6 Std. |
Personalkostendeckung durch Förderung | 101 % | 73 % |
Jahresergebnis | +34.193 € | −134.205 € |
Auf den ersten Blick müsste Kita B sogar wirtschaftlich besser dastehen. Sie betreut mehr Kinder und ist ebenfalls vollständig ausgelastet.
Die Realität sieht jedoch anders aus.
Durch die deutlich geringere durchschnittliche Buchungszeit erhält die Einrichtung weniger staatliche Förderung. Dadurch können nur noch 73 % der Personalkosten über die Förderung gedeckt werden. Das Ergebnis ist ein erhebliches Defizit von über 134.000 Euro.
Warum sinkende Buchungszeiten so problematisch sind
Die durchschnittliche Buchungszeit wirkt sich nicht nur auf eine einzelne Kennzahl aus.
Sie setzt häufig eine ganze Entwicklung in Gang.
Entwicklung | Auswirkung |
⬇ Durchschnittliche Buchungszeit | ⬇ BayKiBiG-Förderung |
⬇ BayKiBiG-Förderung | ⬇ Deckung der Personalkosten |
⬇ Deckung der Personalkosten | ⬆ Defizit |
⬆ Defizit | ⬆ Finanzierungsbedarf des Trägers |
Sinkende Buchungszeiten betreffen deshalb nicht nur die Förderung.
Sie beeinflussen die gesamte wirtschaftliche Stabilität einer Einrichtung.
Warum sinken die Buchungszeiten?
In den vergangenen Jahren lassen sich verschiedene Entwicklungen beobachten.
Dazu gehören unter anderem:
veränderte Arbeitsmodelle von Familien,
steigende Elternbeiträge,
höhere Lebenshaltungskosten,
flexiblere Arbeitszeiten,
verändertes Buchungsverhalten nach der Corona-Pandemie.
Nicht jede Familie reduziert ihre Buchungszeit aus denselben Gründen.
Für den Träger hat diese Entwicklung jedoch dieselbe Konsequenz:
Die durchschnittliche Buchungszeit sinkt – und damit häufig auch die Förderung.
Eine volle Kita bedeutet nicht automatisch wirtschaftliche Stabilität
Genau hier liegt einer der häufigsten Denkfehler.
Viele Verantwortliche schauen zunächst auf die Auslastung.
Sind alle Plätze belegt, scheint die Einrichtung gut aufgestellt zu sein.
Doch zwei Kitas mit identischer Auslastung können wirtschaftlich völlig unterschiedlich dastehen.
Der Unterschied liegt oft nicht in der Kinderzahl.
Sondern in der durchschnittlichen Buchungszeit.
Aus meiner Sicht gehört diese Kennzahl deshalb zu den wichtigsten Frühindikatoren einer wirtschaftlichen Entwicklung.
Was sollten Träger regelmäßig beobachten?
Die durchschnittliche Buchungszeit sollte mindestens einmal jährlich – besser noch quartalsweise – ausgewertet werden.
Dabei helfen insbesondere folgende Fragen:
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Wer diese Fragen frühzeitig beantwortet, erkennt Entwicklungen oft lange bevor sie sich in der Jahresrechnung bemerkbar machen.
Mein Praxistipp
In meiner Arbeit betrachte ich die durchschnittliche Buchungszeit niemals isoliert.
Erst im Zusammenspiel mit
der Auslastung,
dem Anstellungsschlüssel,
der Personalkostendeckung durch Förderung,
den Elternbeiträgen
und dem Jahresergebnis
entsteht ein realistisches Bild der wirtschaftlichen Situation einer Kita.
Genau deshalb gehört die durchschnittliche Buchungszeit für mich zu den wichtigsten Kennzahlen überhaupt.
Fazit
Die Kinderzahl allein entscheidet nicht über die wirtschaftliche Stabilität einer Kita.
Entscheidend ist auch, wie lange die Kinder durchschnittlich betreut werden.
Sinkende Buchungszeiten führen häufig zu geringeren Fördermitteln und können die Finanzierung einer Einrichtung nachhaltig beeinflussen – selbst dann, wenn alle Plätze belegt sind.
Merksatz:
Nicht die Anzahl der Kinder entscheidet über die wirtschaftliche Stabilität einer Kita – sondern die Kombination aus Kinderzahl, durchschnittlicher Buchungszeit und einer ausreichenden Deckung der Personalkosten durch die Förderung.
Wer diese Kennzahl regelmäßig beobachtet, erkennt Risiken frühzeitig und schafft die Grundlage für fundierte Entscheidungen.
Merken Sie sich:
Eine durchschnittliche Buchungszeit von über 6 Stunden ist aus meiner Praxiserfahrung ein guter Orientierungswert. |
100 % Auslastung allein sagt nichts über die Wirtschaftlichkeit einer Kita aus. |
Sinkende Buchungszeiten wirken sich direkt auf die BayKiBiG-Förderung aus. |
Beobachten Sie die Entwicklung der Buchungszeiten mindestens einmal jährlich – besser quartalsweise. |
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